目次
請求書とは？
請求書は取引先へ納品した商品やサービスの代金を頂く為の大切な書類です。
請求書に不備や発行忘れ等があると、売り上げに影響が出ることになります。
こちらでは、請求書を適切に発行できるようマナーやルール等のポイントを押さえながら解説しています。
請求書作成前の準備
請求先へ確認
はじめて請求書を発行する取引先へは以下の項目は確認しておきましょう。
- 請求日
- 請求金額
- 請求書の送付方法
特に、請求日は請求書を発行する日と、請求書に記載する請求日が異なる場合があります。
いつまでに請求書を発行しないと振込日に間に合わない等、取引先の都合もありますので、必ず確認するようにしましょう。
用意するもの
実際に請求書を作成するにあたり、以下のものが必要になります。
事前に用意しておきましょう。
請求書のテンプレート（雛形）
BizApp請求書では無料の請求書エクセルテンプレートを配布しています。
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封筒
封筒のサイズに決まりはありませんが、長形３号の封筒を使われることが多いようです。
「請求書在中」のスタンプ
スタンプがない場合は手書きでも構いませんが、スタンプがあると時間の節約になります。
切手
郵送する場合は必要になりますので、用意しておきましょう。
請求書の書き方
1.タイトル
「請求書」や「御請求書」と記載します。
2.請求書の宛先名
会社名・屋号・氏名を書きます。
必要であれば、担当部署や担当者名も記載します。
会社名・屋号のみを記載する場合、敬称に「御中」を記載します。
個人名や担当者名を記載する場合は「様」を記載します。
「御中」と「様」の両方を記載することはありません。
3.請求日
請求先へ確認した請求日を記載します。
4.請求書番号
請求書を管理できるよう請求書の番号を記載します。
取引先とのやり取りでも請求書番号が必要になる場合もありますので、必ず重複が起きないように連番を振るようにしましょう。
5.請求書の発行者名
請求書の発行者名を記載します。
会社名・代表者名・住所・電話番号・担当者名等を記載します。
代表者印・角印を押印します。※法律で必須とされているわけではありません
会社ロゴを表示したい場合は表示します。
6.請求金額
消費税等を含めた、請求する合計金額を記載します。
7.請求の内訳
請求内容の内訳を記載します。
・商品名
・数量
・単位
・単価
・金額
内訳の合計を記載します。
・小計
・消費税
・合計
※源泉徴収等は取引先に事前に確認してから記載するようにしましょう。
8.支払い期限
支払い期限を記載します。
取引先に事前に確認しておきましょう。
9.振込先
銀行振込で支払ってもらう場合は銀行口座を記載します。
※振込手数料の負担については予め取引先に確認しておきましょう。
請求書の送付方法
送付の前に請求書の内容に間違いがないか再度チェックしましょう。
- 請求日
- 請求金額
- 請求番号
- 請求先名
事前に請求先へ確認した送付方法で送付します。
郵送の場合、請求書は信書となりますので日本郵便で郵送しましょう。
宅急便で送付してはいけません。
まとめ
上記の注意点を守って作成すれば難しいことではありません。
しかし、事業の規模が大きくなるにつれ、請求書を管理していくことは結構大変な作業になっていきます。
できるだけ早いうちから請求書管理ソフトで管理していくことをおすすめします。
BizApp請求書ではかんたんな入力で請求書が作成でき、請求書の管理だけではなく、取引先の管理にも対応。
請求書の郵送機能も実装しているので、ワンクリックで郵送処理を行えます。
また、請求書から売上の集計を行うことも可能です。
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